Chcąc prowadzić firmę na terenie Wielkiej Brytanii i zatrudniać pracowników, należy spełnić określone wymagania. Jednym z podstawowych jest konieczność zarejestrowania się jako pracodawca. Zarejestrowany pracodawca zobowiązany jest do rozliczania pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odbywa się to za pomocą systemu wypłat, który nosi nazwę Payroll.
Rejestracja pracodawcy w systemie PAYE
Zanim przejdziemy do omówienia obowiązującego w UK sposobu rozliczania z pracownikami, warto trochę miejsca poświęcić systemowi PAYE (Pay As You Earn). W systemie PAYE muszą być zarejestrowani wszyscy pracodawcy, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Rejestracji należy dokonać przed zatrudnieniem pierwszego pracownika, a najpóźniej na dzień przed jego pierwszą wypłatą (w przypadku spółki LTD rejestracji dokonujemy także wtedy, gdy właściciel spółki jest jednocześnie zatrudnionym w niej dyrektorem). Rejestracji w systemie PAYE pracodawca może dokonać samodzielnie, bądź korzystając z usług wykwalifikowanego biura księgowego. Nasze biuro księgowe w Anglii również świadczy tego typu usługę – dzięki współpracy z nami, pracodawca oszczędza czas i zyskuje gwarancję sprawnego i szybkiego przebiegu całego procesu.
Brytyjski system płacowy PAYE służy do rozliczania pracowników. Dzięki niemu pracodawca w łatwy sposób może obliczyć wysokość podatku od wynagrodzenia pracownika i wysokość składek na ubezpieczenie społeczne oraz odprowadzić podatek i składki do właściwych urzędów. Natomiast samo dokumentowanie rozliczeń i wypłat dokonywanych na rzecz pracownika nosi nazwę Payroll.
Payroll w UK – na czym to polega?
O tym, jak działa system wypłat Payroll, poinformuje każdy księgowy UK. Przedsiębiorcy często nie wiedzą, jakich formalności powinni dokonać, by móc legalnie zatrudniać pracowników. Podczas rozmowy z księgowym otrzymują informację, że pierwszym krokiem jest zdobycie unikatowego numeru PAYE. Jeśli pracodawca chce zatrudniać obcokrajowców, kolejnym krokiem będzie uzyskanie od nich potwierdzenia, że mają prawo do pracy na terenie Wielkiej Brytanii. W dalszej kolejności przychodzi czas na rozliczanie wypłat.
Payroll w UK to nic innego jak rozliczanie pracownika oraz dokumentowanie dokonanego rozliczenia. W ramach Payroll pracodawca powinien:
- podać wysokość wynagrodzenia pracownika,
- obliczyć zaliczkę na poczet podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne,
- wystawić i przekazać każdemu pracownikowi payslipy,
- odprowadzić podatek oraz składki na NI w imieniu pracownika (najpóźniej do 21 dnia miesiąca, po którym pracownik otrzymał wynagrodzenie),
- wystawiać i przekazywać pracownikowi roczne podsumowanie wynagrodzenia, podatku oraz składek NI – P60 (lub P45, jeśli zakończył współpracę z daną osobą).
Dokumentami potwierdzającymi dokonywanie rozliczeń są payslipy, czyli paski wypłat, które każdy pracodawca systematycznie przekazuje pracownikom. Dokument zawiera zestawienie wynagrodzenia pracownika i wszystkich odprowadzonych składek. Payslip należy przekazać pracownikowi najpóźniej w dniu wypłaty. Wystawianie payslipów jest obowiązkiem każdego pracodawcy, a niedopełnienie obowiązku podlega karze grzywny.
Obsługa Payroll w UK
Każdy payslip powinien zawierać informację o wysokości wynagrodzenia przed potrąceniami, o rodzaju i wysokości wszystkich potrąceń i o wysokości wynagrodzenia po potrąceniach. Jeśli wypłacono zaliczki na poczet wynagrodzenia, to w dokumencie należy to zaznaczyć. Poza tym payslip musi zawierać informację o formie wypłaty wynagrodzenia.
Rozliczania pracowników i wystawiania payslipów można dokonywać z wykorzystaniem specjalnego programu komputerowego, ale nie wszyscy pracodawcy chcą się tym zajmować. W wielu przypadkach lepszym rozwiązaniem okazuje się współpraca z biurem księgowym. Obsługa księgowa firmy w UK obejmuje obsługę kadrowo-płacową, a w tym wystawianie pasków wypłat.
